سياسة جمع التبرعات
مادة (١) أحكام عامة:
- مدير الإدارة المالية ليس من صلاحيته أن يعطي سلفاً لأي كان من الموظفين إلا على أن يتم إعداد سندات صرف بقرار من صاحب الصلاحية أو من ينوب عنه، وكما أن أي سلفة مصروفة بأوراق عادية دون ان بذلك على حساب المستلف، يحرر بها سند يعتبر المحاسب مسؤولاً عنها ويحاسب إدارياً على ذلك.
- مدير الإدارة المالية هو المسؤول عن متابعة تسديد السلف في مواعيدها، وعليه أن يعلـم المدير العام التنفيذي خطيـاً عـن كل تأخيـر يرغب فيه الموظف ومـا يترتب عليـه مـن إعادة الجدولة.
- العهد النقدية لا يجور الصرف من مبالغها كسلفة شخصية لأي من موظفي الجمعية، ويكون الموظف المسؤول عن العهدة هو المسؤول إدارياً إن خالف ذلك.
المقبوضات
المقبوضات النقدية
مادة (٢) توريد النقدية للحزينة:
- يقوم المحاسب بتحرير أوامر قبض النقدية للخزينة (حسب إجراءات الجمعية كما يوضح التوجيه المحاسبي في ذلك)، وأن يوقع عليها مدير الإدارة المالية الخاص بالمبلغ.
- يحرر المحاسب إيصالاً بالمبلغ المستلم موقعاً عليه منه ومن مدير الإدارة المالية بما يفيد توريده للمبلغ، على أن تكون هذه الإيصالات متسلسلة، ومن أصل وصورتين.
- يقوم المحاسب بالمراجعة اليومية لأعمال الخزينة خاصة الجرد الفعلي للرصيد، ويوقع بصحة الجرد على سجل الخزينة اليومي أو ما تكشف له، الخزينة اليومي من ملاحظات إن وجدت.
مادة (3) سياسات المبالغ النقدية في الخزينة:
- يحدد الحد الأقصى للمبالغ النقدية التي يُحتفظ بها في خزينة الجمعية بمعرفة المديـر العـام التنفيذي، أو رئيس مجلس الإدارة، أو من يفوضه وحسب الحاجة إليه.
- يعتبر المحاسب مسؤولاً عما بعهدته من نقد أو شيكات أو أوراق ذات قيمة، كما على المحاسب توريد ما يزيد عن الرصيد النقدي والشيكات الواردة للخزينة في حساب الجمعية بالبنك في اليوم التالي على الأكثر وإرسال إشعار الإيداع للمدير، وفي الحالات التي يتعذر فيها إبداع المبالغ الزائدة أو الشيكات الإدارة المالية بالبنوك لأي سبب كان لا بد من إخطار مدير الإدارة المالية بذلك.
مادة (4) متابعة حقوق الجمعية:
- إن على المحاسب متابعـة حقوق الجمعيـة فـي أوقـات استحقاقها وإعداد التقارير لمدير الإدارة المالية عن أي حقوق استحقت وتعذر تحصيلها لاتخاذ الإجراءات المناسبة بشأنها، وكما لا يجوز التنازل عن أي حق من حقوق الجمعية يتعذر تحصيله إلا بعد اتخاذ وكما يمكن بقرار من صاحب الصلاحية إعدام الديون كافة الوسائل اللازمة لتحصيله المستحقة للجمعية والتي لم تحصل بعد استنفاد كافة الوسائل الممكنة للتحصيل.
مادة (5) الشيكات الواردة:
- تحول الشيكات الواردة إلى الإدارة المالية حيث يقوم المحاسب بالمراجعة والتحقق من صحة المبلغ وتبعيته ومن ثم توجيهه إلى جهة الإبداع البنكي.
- يقوم المحاسب بإعداد كشف الإبداع البنكي حسب توجيه مدير الإدارة المالية ويتابع، والاحتفاظ بصورة من الشيك وكشف الإيداع وإرسال الأصول إلى البنك الأمر عند ورود نسخة كشف إيداع بنكي موقعة ومختومة من البنك تفيد بإتمام العملية.
مصادر التمويل
مسؤولية توفير السيولة
مادة (6) توفير السيولة:
- المديـر العـام هو المسؤول عن توفير السيولة اللازمة لمواجهة مدفوعات الجمعية الجارية والرأسمالية كما هو معتمد في الموازنة التقديرية مع تجنب تعطيل السيولة الفائضة بدون الاستفادة منها.
- الأمين العام هو من عليه البحث عن مصادر التمويل المختلفة وإجراء المقارنة اللازمة لاختيار المصدر الأفضل بناء على توجيهات مجلس الإدارة الذي له الحق في اعتماد الوسيلة المناسبة للتمويل.
الاحتياطات
مادة (7) الاحتياطات:
- تشكل الاحتياطيات سنوياً بقرار من مجلس الإدارة ويتم الصرف من الاحتياطيات النقدية للجمعية وفقاً للائحة الصلاحيات المالية والإدارية المعتمدة للجمعية.
التأمينات والضمانات
مادة (8) اقسام التأمينات أو الضمانات:
- تأمينات أو ضمانات للغير: وتشمل المبالغ النقدية وخطابات الضمان الصادرة عن المصارف وما في حكمها والكفالات والاقتطاعات المقدمة من الغير كتأمين عن عقود أو ارتباطات يلتزم بتنفيذها تجاه الجمعية.
- تأمينـات أو ضمانات لدى الغير: وتشمل المبالغ النقدية وخطابات الضمان الصادرة عن المصارف وما في حكمها أو الكفالات أو الاقتطاعات المقدمة من الجمعية للغير كتأمين عن عقود او ارتباطات له.
مادة (9) سجل التأمينات أو الضمانات:
- تسوى التأمينات أو الضمانات المقدمة أو المودعة من الغير وفق الأحكام التعاقدية وبعد موافقة ، الخاصة بها كما ترد إلى أصحابها إذا زال السبب الذي قدمت من أجله صاحب الصلاحية أو من يفوضه بذلك.
- تسجل التأمينات لدى الغير على الجهات المستفيدة منها على أن تسترد كليا أو جزئياً وفق أحكام العقود المبرمة لهذا الغرض أو زوال الأسباب التي قدمت من أجلهـا
مادة (10) اعتماد تقديم الخدمات:
- إن اعتماد عقود يستلزم بالضرورة تنفيذها بشكل سليم بواسطة المستندات النظامية المتبعة وطبقاً للإجراءات المنصوص عليها في الأنظمة الداخلية للجمعية، ويعتبر رؤساء الإدارات المعنية بهذه الأعمال والخدمات مسؤولين عن صحة تنفيذ هذه العقود.
مادة (11) تجديد عقود الخدمات:
يجوز تجديد عقود الخدمات لمدة لا تتجاوز السنة وبذات الشروط المنصوص عليها في العقود المنتهية إذا توفرت فيها الشروط الآتية:
- أن يكون المتعهد قام التزاماته على وجه مرضي في مدة العقد السابقة على التجديد.
- ألا يكون قد طرأ انخفاض واضح على فئات الأسعار أو الأجور موضوع العقد.
التبرعات والهدايا
مادة (12) التبرعات:
- إن من صلاحيات الأمين العام التبرع لإحدى الجهات العاملة في البر أو الأعمال الخيرية أو خدمة المجتمع أو النشاط العلمي أو الثقافي أو الاجتماعي أو الرياضي وبموافقة اللجنة التنفيذية.
مادة (13) الهدايا:
- يحق للمدير العام التنفيذي تقديم الهدايا العينية للغير باسم الجمعية بما لا يتجاوز خمسمائة ريال لكل حالة وعلى أن لا يتجاوز إجمالي الهدايا المقدمة خلال السنة المالية عن عشرة آلاف ريال ويجب الخصول على موافقة اللجنة التنفيذية على هذه المبالغ.
قبول الهدايا أو التبرعات من الغير
مادة (١٣) قبول التبرعات والهدايا:
- لا يحق قبول التبرعات أو الهدايا العينية أو النقدية المقدمة للموظف في الجمعية بصفته الشخصية أو بصفته الوظيفية أو المقدمة للجمعية كشخصية اعتبارية أو أحد إداراتها، ويعتبر الموظف الذي يقبل مثل هذه التبرعات بدون موافقة خطية من الأمين العام على تلك الهدايا مخالفاً لأنظمة الجمعية ويخضع حينها للمساءلة.