سياسة تعارض المصالح

أولاً/ تمهيد:

1. تحترم جمعية الدعوة خصوصية كل شخص يعمل لصالحها وتعد ما يقوم به من تصرفات خارج إطار العمل ليس من اختصاصها إلا أن الجمعية ترى أن المصالح الشخصية لمن يعمل لصالحها أثناء ممارسته لأي أنشطة اجتماعية أو تجارية أو خلافه قد تتداخل بصورة مباشرة أو غير مباشرة مع موضوعيته وولائه للجمعية مما قد ينشأ عنه تعارض في المصالح.
2. الجمعية تؤمن بقيمها ومبادئها المتمثلة في النزاهة والعمل الجماعي وتأتي سياسة تعارض المصالح لتعزيز تلك الثقة وحمايتها من أي تأثير للمصالح الشخصية أو المهنية أو المالية لأي شخص يعمل لصالح الجهة على أداء دوره في الجمعية أو أن يتحصل على مكاسب على حساب عمله بالجمعية.

ثانياً/ نطاق وأهداف السياسة:

1. مع الالتزام وعدم مخالفة التشريعات القانونية المعمول بها في المملكة العربية السعودية التي تحكم تعارض المصالح ونظام الجمعيات الأهلية ولائحته التنفيذية واللائحة الاساسية للجمعية تأتي هذه السياسة استكمالاً لها ولا تحل محلها.
2. تنطبق هذه السياسة على كل شخص يعمل لصالح الجمعية ويشمل أعضاء الجمعية العمومية وأعضاء مجلس الإدارة وأعضاء اللجان المنبثقة من مجلس الإدارة والإدارة التنفيذية وجميع الموظفين والمتطوعين في الجمعية.
3. يشمل تعارض المصالح ما يتعلق بالأشخاص المذكورين في النقطة أعلاه ومصالح أي شخص تكون له علاقة شخصية بهم ويشمل هؤلاء الزوجة والأبناء والوالدين والأشقاء أو غيرهم من أفراد العائلة.
4. تعد هذه السياسة جزءاً لا يتجزأ من الوثائق التي تربط الجمعية بالأشخاص العاملين لصالحها سواءً كانت تلك الوثائق قرارات تعيين أو عقود عمل.
5. تضمّن الجمعية العقود التي تبرمها مع مستشاريها الخارجيين نصوصاً تنظم تعارض المصالح بما يتفق مع هذه السياسة.
6. تهدف هذه السياسة إلى حماية الجمعية وسمعتها ومن يعمل لصالحها من أي أشكال تعارض المصالح السلبية التي قد تنشأ بسبب عدم الافصاح.

ثالثاً/ مسؤوليات وصلاحيات مجلس الإدارة والإدارة التنفيذية الخاصة بهذه السياسة:

1. إدارة تعارض المصالح أحد اختصاصات رئيس مجلس الإدارة ونائبه.
2. يجوز للمجلس تكوين لجان للنظر في المسائل التي من المحتمل أن تنطوي على تعارض مصالح مع ضمان استقلالية هذه اللجان.
3. لا يكون الشخص في حالة تعارض مصالح إلا إذا قرر مجلس الإدارة فيما يخص تعاملات الجمعية مع الغير أو تعاملات أعضاء لمجلس الإدارة أو الإدارة التنفيذية أن الحالة تنطوي على تعارض مصالح.
4. لمجلس الإدارة أن يقرر بشان كل حالة على حدة تتعلق بالأعضاء هل تعتبر تعارض مصالح لأن التعارض قد ينشأ عرضاً أحياناً في سياق نشاطات الشخص وقراراته المعتادة والذي قد ينشأ عند قيامه بواجبه في التصرف الموافق لمصلحة الجمعية.
5. عندما يقرر مجلس الإدارة أن الحالة “تعارض مصالح” يلزم صاحب المصلحة المتعارضة بتصحيح وضعه وبجميع الإجراءات التي يقررها المجلس.
6. لمجلس الإدارة صلاحية إيقاع الجزاءات على مخالفي هذه السياسة ورفع القضايا الجنائية الحقوقية للمطالبة بالأضرار التي تنجم عن عدم الالتزام بهذه السياسة بما لا يتعارض مع الأنظمة السارية واللائحة الأساسية للجمعية وأنظمة الجهات المشرفة.

رابعاً/ حالات تعارض المصالح:

1. لا يعني وجود مصلحة لشخص يعمل لصالح الجمعية في أي نشاط يتعلق بشكل مباشر أو غير مباشر بالجمعية قيام تعارض مصالح بين الطرفين ولكن قد ينشأ تعارض المصالح عندما يُطلب ممن يعمل لصالح الجمعية أن يبدي رأياً أو يتخذ قراراً أو يقوم بتصرف لمصلحة الجمعية وتكون لديه في نفس الوقت مصلحة بشكل مباشر أو غير مباشر بالرأي المطلوب منه والتصرف المطلوب أو يكون لديه التزام لطرف آخر غير الجمعية يتعلق بهذا التصرف إذ تنطوي حالات تعارض المصالح على انتهاك السرية وإساءة استعمال الثقة وتحقيق مكاسب شخصية وزعزعة الولاء للجمعية.
2. تضع هذه السياسة أمثلة لعدد من المواقف والسلوكيات إلا أنها قد لا تغطي جميع المواقف المحتملة ولذا على كل من يعمل لصالح الجمعية التصرف من تلقاء نفسه بما يتماشى مع هذه السياسة وعدم مخالفتها ومن الأمثلة:

• قد ينشأ التعارض في المصالح في حالة أن عضو مجلس الإدارة أو عضو لجنة من لجان الجمعية أو موظفاً بالجمعية مشاركاً وله صلة بأي نشاط أو له مصلحة شخصية على موضوعية قرار ذلك العضو أو الموظف أو قد يؤثر بشكل أو بآخر على عضويته تجاه الجمعية.
• قد ينشأ التعارض في المصالح في حالة أن عضو مجلس الإدارة أو أحد كبار الإدارة التنفيذيين يحصل على مكاسب شخصية من أي طرف سواء كان ذلك بطريقة مباشرة أو غير مباشرة مستفيداً من موضعه ومشاركته في إدارة شؤون الجمعية.
• قد ينشأ التعارض في المصالح من خلال الاستقطاعات المادية من خلال الدخول في معاملات مادية بالبيع أو الشراء أو التأجير للجمعية.
• قد ينشأ التعارض في المصالح من خلال تعيين الأبناء أو الأقرباء في الوظائف أو توقيع عقود معهم.
• قد ينشأ التعارض في المصالح عند ارتباط من يعمل لصالح الجهة في جهة أخرى ويكون بينها تعاملات مع الجمعية.
• الهدايا والاكراميات التي يحصل عليها عضو مجلس الإدارة أو موظف بالجمعية من أمثلة تعارض المصالح.
• الاستثمارات والملكية في نشاط تجاري أو منشأة تقدم خدمات أو تنقل خدمات مالية من الجمعية أو تبحث عن التعامل مع الجمعية.
• إفشاء الأسرار وإعطاء المعلومات التي تُعد ملكاً خاصاً للجمعية والتي يطلع عليها بحكم العضوية أو الوظيفة ولو بعد ترك الخدمة.
• قبول أحد الأقارب الهدايا من أشخاص أو جهات تتعامل مع الجمعية بهدف التأثير على تصرفات العضو أو الموظف بالجمعية قد ينتج عنه تعارض مصالح وتسلم عضو مجلس الإدارة أو الموظف أو أحد افراد عائلته من جهة لمبالغ أو أشياء ذات قيمة بسبب تعامل تلك الجهة مع الجمعية أو سعيها للتعامل معها.
• قيام أي جهة تتعامل مع الجمعية بدفع قيمة فواتير مطلوبة من الموظف أو أحد أفراد عائلته.
• استخدام أصول ممتلكات الجمعية للمصلحة الشخصية من شأنه أن يُظهر تعارض المصالح فعلياً أو محتملاً كاستغلال أوقات دوام الجمعية أو موظفيها أو منافعها لغير مصلحة الجمعية وأهدافها أو استخدام المعلومات الموجودة من خلال علاقة الشخص بالجمعية لتحقيق مكاسب شخصية أو عائلية أو أي مصالح أخرى.

خامساً/ الالتزامات:

على كل من يعمل لصالح الجمعية ما يلي :

1. الإقرار على سياسة تعارض المصالح المعتمدة من الجمعية عند الارتباط بالجهة.
2. الالتزام بتحقيق العدالة والنزاهة والمسئولية والأمانة وعدم المحاباة والواسطة أو تقديم مصلحة الآخرين على مصالح الجمعية.
3. تجنب المشاركة في اتخاذ القرارات التي تؤدي لتعارض المصالح أو توحي بذلك وتعبئة نموذج الجمعية الخاص بالإفصاح على المصالح سنوياً.
4. الإفصاح لرئيسه المباشر عن حالة تعارض مصالح أو شبه تعارض مصالح أينما وجدت.
5. الإبلاغ عن أي حالة تعارض مصالح قد تنتج عنه أو عن غيره ممن يعمل لصالح الجمعية.
6. تقديم ما يثبت إنهاء حالة تعارض مصالح في حالة وجود طلب من الجمعية بذلك.

سادساً/ متطلبات الإفصاح:

يتعيّن على أعضاء مجلس الإدارة والمسؤولين التنفيذيين وغيرهم من الموظفين والمتطوعين التقيد التام بالإفصاح للجمعية عن الحالات التالية:

1. عند احتواء تعارض فعلي أو محتمل للمصالح والحصول على موافقتها.
2. يتعين على أعضاء المجلس والموظفين التنفيذين والمتطوعين الإفصاح عن أية وظائف يشغلونها أو ارتباطات شخصية لهم مع جهة أو مؤسسة خارجية سواء كانت داخل المملكة أو خارجها.
3. يتعين على أعضاء المجلس والموظفين والمتطوعين الإفصاح عن أي حصص ملكية لهم في المؤسسات الخاصة ولها تعامل مع الجمعية.
4. يتعين على أعضاء المجلس والموظفين التنفيذيين والمتطوعين الإفصاح عن أية وظيفة أو مصلحة مالية أو حصة ملكية تخص أفراد اسرهم (الوالدين، الزوجة، والابناء) في أية جمعيات أو مؤسسات ربحية تتعامل مع الجمعية أو تسعى للتعامل معها.
5. يتعين على أعضاء المجلس والموظفين التنفيذيين والمتطوعين الإفصاح للجمعية والحصول على موافقتها على أية حالة يمكن أن تنطوي على تعارض محتمل في المصالح وتخضع جميع هذه الحالات للمراجعة والتقييم من قبل المجلس واتخاذ القرار في ذلك.
6. عند انتقال الموظف إلى وظيفة ثانية في الجمعية أو إلى وظيفة في إدارة أخرى أو غير ذلك من الوظائف التي ربما تنطوي على تعارض مصالح يتعين على الموظف إعادة تعبئة نموذج تعارض المصالح وأخلاقيات العمل وبيان الإفصاح خلال ثلاثين يوماً من تعيينه في الوظيفة.
7. يعرّض التقصير في الإفصاح عن هذه المصالح والحصول على موافقة الجمعية عليها المسؤول التنفيذي وغيره من الموظفين والمتطوعين للإجراءات التأديبية طبقا لنظام العمل والتنمية الاجتماعية في المملكة واللائحة الأساسية للجمعية.

سابعاً/ تقارير الإفصاح:

1. تودع نماذج الإفصاح لمجلس الإدارة لدى المشرف المالي و تُحفظ في ملف مستقل.
2. تودع جميع نماذج إفصاح الموظفين والمتطوعين مع الجمعية لدى المشرف المالي و تُحفظ في ملف مستقل.
3. يقدم مراجع حسابات الجمعية الخارجي تقريراً إضافياً بالأعمال والعقود المبرمة لصالح الجمعية والتي تنطوي على مصلحة مباشرة أو غير مباشرة لعضو المجلس حال طلب رئيس المجلس ويُضمّن ذلك مع تقريره السنوي لأداء الجمعية الذي يُقدم للجمعية العمومية.
4. تصدر الإدارة المخولة بالمراجعة الداخلية تقريراً سنوياً يُعرض على مجلس الإدارة يوضح بتفصيل الأعمال والعقود التي انطوت على مصلحة لموظفي الجمعية وفقاً لنماذج الإفصاح المودعة لديها.
5. حيث أن هذه السياسة تعد جزءاً لا يتجزأ من الوثائق التي تربط الجمعية بالأشخاص العاملين لصالحها لا يجوز مخالفة أحكامها والالتزام بها.