سياسة الابلاغ عن المخالفات وحماية مقدمي البلاغات

أولاً/ تمهيد:

توجب سياسة وإجراءات الإبلاغ عن المخالفات لجمعية الدعوة والإرشاد وتوعية الجاليات بقرى الملحاء والمخلاف على مجلس الإدارة وموظفي ومتطوعي الجمعية الالتزام بمعايير عالية من الأخلاق أثناء العمل وممارسته، وواجباتهم ومسؤولياتهم، وتضمن هذه السياسة أن يتم الإبلاغ في وقت مبكر عن أي مخالفات أو خطر جدي أو محتمل  قد تتعرض له الجمعية أو أصحاب المصلحة أو المستفيدين ومعالجة ذلك بشكل مناسب، كما يجب على كافة من يعمل لصالح الجمعية مراعات قواعد الصدق والنزاهة أثناء أداء مسئولياتهم، والالتزام بكافة القوانين واللوائح المعمول بها، وتهدف هذه السياسة إلى تشجيع كل من يعمل لصالح هذه الجمعية للإبلاغ عن أي مخاطر أو مخالفات وطمأنتهم إلى أن القيام بهذا الامر آمن ومقبول ولا ينطوي على أي مسؤولية.

ثانياً/ نطاق السياسة:

تنطبق هذه السياسة على جميع من يعمل لصالح الجمعية:

1. أعضاء مجلس الإدارة.
2. الموظفون التنفيذيون.
3. المتطوعون.
4. المشاركون.
5. المانحون والمتبرعون.

ثالثاً/ المخالفات:

تشمل الممارسات الخاطئة أي مخالفات جنائية أو مالية أو الاخلال بأي التزامات قانونية أو تشريعية أو متطلبات تنظيمية داخلية، أو تلك التي تشكل خطراً على الصحة وسلامة البيئة، وتشمل المخالفات التي يتوجب الابلاغ عنها على سبيل المثال الا الحصر ما يلي:

• السلوك الغير قانوني بما في ذلك الرشوة والفساد وسوء التصرف.
• الادعاءات الكاذبة كادعاء النفقات الكاذبة أو إساءة استخدام الأشياء القيّمة (عملية غسيل الأموال أو دعم الجهات المشبوهة).
• عدم الإفصاح عن حالات تعارض المصالح مثل استخدام شخص لمنصبه في الجمعية لتعزيز مصلحته الخاصة أو مصالح الآخرين فوق مصلحة الجمعية.
• الاحتيال وإخفاء وإضافة أو إتلاف الوثائق الرسمية.
• الجرائم الجنائية المرتكبة أو التي يتم ارتكابها أو التي يحتمل ارتكابها أياً كان نوعها.
• عدم الالتزام بالسياسة والأنظمة والقواعد للرقابة الداخلية أو تطبيقها بصورة غير صحيحة.
• الحصول على منافع أو مكافئات غير مستحقة من جهة خارجية لمنح تلك الجهة معاملة تفضيلية غير مبررة.
• الإفصاح عن معلومات سرية بطريقة غير قانونية.
• التلاعب بالبيانات المحاسبية.
• تهديد صحة الموظفين وسلامتهم.
• انتهاك قواعد السلوك المهني والسلوك غير الأخلاقي.
• سوء استخدام الصلاحيات والسلطات القانونية.
• التستر والصمت فيما يتعلق بالمسائل المذكورة أعلاه.

رابعاً/ الضمانات:

1. تهدف هذه السياسة لإتاحة الفرصة لكل من يعمل لصالح الجمعية للإبلاغ عن أي مخالفات وضمان عدم تعرضه للانتقام أو الإيذاء نتيجة لذلك، وتضمن السياسة عدم تعرض مقدم البلاغ لخطر فقدان وظيفته ومنصبه أو مكانته الاجتماعية في الجمعية، ولا أي شكل من أشكال العقاب نتيجة قيامه بالإبلاغ عن أي مخالفة شريطة أن يتم الإبلاغ عن المخالفة بحسن نية وأن تتوفر لدى مقدم البلاغ متطلبات اشتباه صادقة ومعقولة ولا يهم اذا اتضح بعد ذلك أنه مخطئ.
2. من أجل حماية المصلحة الشخصية للمبلّغ فإن هذه السياسة تضمن عدم الكشف عن هوية مقدم البلاغ عند عدم رغبته في ذلك، مالم ينص النظام على خلاف ذلك، وسيتم بموجب ذلك بذل الممكن للمحافظة على كتمان سره وهويته، ولكن في حالات معينة تستوجب التعامل مع أي بلاغ أن يتم الكشف عن هوية مقدم البلاغ، وفيها على سبيل المثال تقديم شهادته أمام المحكمة، كذلك يتوجب على مقدم البلاغ المحافظة على سرية البلاغ المقدم من قبله وعدم كشفه لأي شخص آخر، ويتوجب عليه أيضاً عدم إجراء أية تحقيقات بنفسه حول البلاغ، كما تنص السياسة عدم إيذاء مقدم البلاغ بسبب الإبلاغ عن المخالفات وفق هذه السياسة.

خامساً/ إجراءات الإبلاغ عن المخالفات:

• يفضل الإبلاغ عن المخالفات بصورة مبكرة حتى يسهل اتخاذ الاجراءات المناسبة في حينه.
• على الرغم من أنه لا يتطلب من مقدم البلاغ إثبات صحة البلاغ إلا أنه يجب أن يكون قادراً على إثبات إنه تقدم بالبلاغ بحسن نية.
• يتم تقديم البلاغ مباشرة لرئيس مجلس الإدارة أو عن طريق البريد الإلكتروني للجمعية مع تعبئة النموذج الورقي المرفق بالدليل والموجود على الموقع الالكتروني.
• معالجة الإبلاغ.
• يعتمد الإجراء على حسب نوع المخالفة المبلغ عنها ويتم اتباع الخطوات التالية:

1. يقوم رئيس المجلس أو نائبه أو المدير التنفيذي باستلام البلاغ وإبلاغ رئيس المجلس في حال كونه لم يقدم للرئيس خلال أسبوع من الاستلام.
2. يتم مراجعة الإبلاغ وتحديد هل يحتاج إلى تحقيق والطريقة المناسبة للتعامل معه.
3. يتم تزويد المبلّغ بإشعار استلام ورقم التواصل.
4. اذا تبيّن أن البلاغ غير مبرر أو أن الخطأ بسيط وبحسن نية ويمكن تصحيحه فان رئيس المجلس يتخذ القرار وقراره يعد نهائياً مالم تقدم إثباتات إضافية بخصوص البلاغ.
5. اذا تم تشكيل لجنة للتحقيق، فترفع اللجنة قرارها لرئيس المجلس أو نائبه في حالة تفويضه من قبل الرئيس بالنيابة والتصديق على التوصية.
6. يتم تحديد الاجراءات التأديبية على المخالفات وفق نظام الجمعية الداخلي.
7. متى ما كان ممكناً يتم تزويد مقدم البلاغ بمعطيات التحقيق وما تم من إجراءات ومع ذلك لا يجوز إعلامه بالإجراءات التأديبية أو غيرها ما قد يترتب عليه إفشاء أسرار الجمعية تجاه شخص آخر.
8. تلتزم الجمعية بالتعامل مع البلاغ عن أي مخالفة بطريقة عادلة ومناسبة ولكنها لا يتعين عليها أن تتماهى مع رغبات مقدم البلاغ.