آليات الرقابة والإشراف
أولاً/ تمهيد:
إن سياسة آليات الرقابة والإشراف تعد مطلباً أساسياً من متطلبات ضوابط الرقابة الداخلية في الجمعية، حيث أنها تعمل على تحديد المسئوليات والصلاحيات الإدارية والتي من شأنها أن تعزز من ضبط مسارات تدفق المعاملات والإجراءات لتمنع مخاطر الفساد و الاحتيال, وتعمل على تطوير العملية الإدارية.
ثانياً/ النطاق:
تحدد هذه السياسة المسؤوليات العامة على كافة العاملين ومن لهم علاقة تعاقدية وتطوعية في الجمعية, ويستثنى من ذلك من تصدر لهم سياسة خاصة وفقاً للأنظمة.
ثالثاً/ الرقابة:
الرقابة:
أ- بالتقارير الإدارية:
إن التقارير الإدارية يُعتمد عليها اعتماد كلي في تقييم الاداء للجمعية, وتوجه هذه التقارير بالدرجة الأولى إلى مجلس الإدارة لأنه الجهة المسؤولة عن اتخاذ القرار في تصحيح الانحراف واتخاذ الاجراءات اللازمة, وأن تعد هذه بصفة دورية وبانتظام, ويجب إعدادها بطريقة جيدة وواضحة ومنها:
- التقارير الدورية: وتكون هذه من العاملين لمدراءهم بصفة يومية, أسبوعية, شهرية، فصلية، أو بعد انتهاء مرحلة معينة من مشروع, أو بعد انتهاء مشروع.
- تقارير سير الاعمال الإدارية: وتكون هذه التقارير من المدراء إلى الإدارة العليا وتتضمن أنشطة الإدارات والإنجازات المتعددة.
- تقارير الفحص: وتكون لتحليل ظروف مشروع سابقة ولاحقة لتساعد الإدارة العليا على التصرف السليم في توجيه القرارات.
- تقارير قياس كفاءة العاملين: وتعد بصفة عادية من قبل الرؤساء المباشرين لمرؤوسيهم, وتشتمل على قياس القدرات والتوصية لتطوير تلك القدرات, ومدى تعاونهم مع فريق العمل، وغيره من معايير واضحة مناسبة للجمعية.
- المذكرات والرسائل المتبادلة: وتكون بين الإدارات والأقسام وتستخدم هذه لحفظ الملفات والمعلومات والبيانات لسهولة الرجوع لها للمتابعة والتقييم.
ب- بالتقارير الخاصة:
- تقارير الملاحظة الشخصية.
- تقارير الإحصائيات والرسوم البيانية.
- مراجعة الموازنات التقديرية.
- متابعة ملف الشكاوى والتنظيمات.
- مراقبة السجلات والمراقبة الداخلية.
- مراقبة السير وفق معايير نظام الجودة.
- تقييم ومراجعة المشاريع.
المبادئ:
أ- مبدأ التكاملية:
تكامل الرقابة وأساليبها من الأنظمة واللوائح التنظيمية والخطط الاستراتيجية والتنفيذية في الجمعية.
ب- مبدأ الوضوح والبساطة:
سهولة نظام الرقابة وبساطته ليكون سهل الفهم للعاملين والمنفذين ليسهم في التطبيق الناجح والحصول على النتائج المناسبة.
ج- مبدأ سرعة كشف الانحرافات والإبلاغ عن الأخطاء:
أن نظام الرقابة وفاعليته في الجمعية لكشف الانحرافات والتبليغ عنها بسرعة وتحديد أسبابها لمعالجة وتصحيح تلك الانحرافات والاخطاء.
د- مبدأ الدقة:
إن دقة المعلومة ومصدرها هام بالنسبة للإدارة العليا لأنها هي التي تساعد على صنع القرار والتوجيه السليم واتخاذ الاجراءات المناسبة, وعدم الدقة في ذلك يعرض الجمعية لمشاكل وكوارث لا قدر الله.
المسؤوليات
تطبق هذه السياسة ضمن أنشطة الجمعية، وعلى جميع العاملين والمنتسبين الذين يعملون تحت إدارة وإشراف الجمعية الاطلاع على الأنظمة المتعلقة بعملهم وعلى هذه السياسة والالمام بها والتوقيع عليها والالتزام بما ورد فيها من أحكام عند أداء واجباتهم ومسؤولياتهم الوظيفية، وعلى الإدارة التنفيذية تزويد جميع الإدارات والأقسام بنسخة منها.